PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

arsip

pic2

Bertujuan :

  1. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip
  2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah
  3. Menjamin pengelolaan arsip yang andal
  4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak–hak keperdataan rakyat
  5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
  6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip
  7. Menjamin keselamatan aset nasional
  8. Meningkatkan kualitas pelayanan public

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana  dimaksud dalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari :

  1. Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu; dan
  1. Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna (pasal 26A)

(Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang  Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

pic3

Problem Retensi Arsip :

  • Kebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak)
  • Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur
  • Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja

pic4 pic6

Manajemen arsip tergantung
Fungsi Organisasi
=
pembentukan klasifikasi

  1. Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi yang satu ke institusi lainnya.
  2. Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang mendukung operasional institusi : keuangan, sumber daya manusia, humas, peralatan dsb.

Penyusunan SOP Tata Persuratan

  • Prosedur surat masuk
  • Penerimaan surat
  • Identifikasi surat
  • Pengarahan surat
  • Registrasi