KONSEP DASAR ARSIP

Picture1

A. Definisi

Warkat (record)  adalah setiap catatan tertulis, bergambar,atau terekam yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. (staff.uny.ac.id)

Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. (anita, 2014)

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

B. Peran Rekod/Arsip dalam Organisasi

  • Sumber informasi penting organisasi
  •  Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi
  •  Accountabilitas organisasi
  •  Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.

            Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola—manajemen rekod.

C. Karakteristik Rekod

  1. Records are statik (statistik); they provide evidence of a particular action in time.
  2. Records have authority (kewenangan); bahan bukti formal
  3. Records are unique (unik); unik mempunyai arti yang berhubungan kegiatan dan transaksi tertentu
  4. Records are authentic (otentik); penciptaan dan penggunaannya dapat diverifikasi.

D. Ruang Lingkup Arsip

  1. Arsip Dinamis, Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
  2. Arsip Statis, Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
  3. Arsip Aktif, Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus
  4. Arsip Inaktif, Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
  5. Arsip Vital, Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang

ARSIP TERJAGA

Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

ARSIP UMUM

Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Adalah  pengelolaan arsip aktif- arsip in-aktif dan permanen (statis)

  • Arsip aktif : unit kerja
  • Arsip in-aktif : unit kearsipan
  • Statis : Arsip Universitas (Kantor Arsip)

Penyelenggaraan kearsipan (UU No 43 tahun 2009)

Adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam :

  1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
    • Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
    • Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;
    • Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
  1. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

pic